オフィス移転

2026.11.03 ファイルメーターとは？オフィス移転に向けた書類量の測り方と削減のポイント

こんにちは。
徳島オフィスづくり.comです。
徳島オフィスづくり.comでは、徳島県にてオフィス環境の整備や内装工事、レイアウト設計、移転サポートなど、幅広いオフィスづくりを行っています。

オフィスの移転やリニューアルを検討する際、「今ある書類をすべて収納できるか」「キャビネットを減らして執務スペースを広げられないか」と悩まれる方も多いのではないでしょうか。
必要な収納スペースを考えるには、まず現在の書類量を把握することが大切です。その際に役立つ指標が「ファイルメーター」です。
今回は、ファイルメーターの意味や測り方、オフィス移転に向けた書類削減の進め方についてご紹介します。

ファイルメーターとは？書類量を把握するための指標

ファイルメーターとは、書類を積み重ねたときの厚みをメートル単位で表したものです。「fm」と表記され、オフィス内の書類量を把握したり、必要な収納量を検討したりする際に使われます。
例えば、厚さ5cmの書類の束が20束ある場合、合計の厚みは100cmとなるため、書類量は1fmです。紙の枚数ではなく、厚みを基準に考えることがポイントです。
現在の書類量を数値にすると、「どの部署に書類が多いか」「移転先にどの程度の収納が必要か」を検討しやすくなります。収納家具の選定やレイアウト設計を進める前に、現状を確認しましょう。

ファイルメーターの測り方と収納計画への活かし方

書類量を調べる際は、共用キャビネットだけでなく、個人のデスクやワゴン、保管庫なども確認することが大切です。測定する範囲と方法をそろえ、オフィス全体の書類量を把握しましょう。

① 保管場所ごとに書類の厚みを測る

棚に立てて保管している書類は、横に並べたときの幅から量を確認できます。例えば、書類が隙間なく並んでいる部分の幅が80cmであれば、0.8fmとして集計します。棚の空きスペースまで含めないよう注意しましょう。
実際の収納計画では、ファイルやバインダーの厚みも影響します。紙だけを測るのか、ファイルに入れた状態で測るのかをあらかじめ決め、部署間で測定条件を統一することが大切です。
棚や引き出しごとに測定結果を記録すると、移転後の収納先を考える際にも役立ちます。

② 部署別・個人別に書類量を整理する

測定した書類量は、部署の共用書類と個人で保管する書類に分けて整理しましょう。どこに、どのような書類が集まっているかが分かると、削減や共有化の対象を検討しやすくなります。
個人で保管する書類の合計を対象人数で割れば、一人当たりの書類量も確認できます。ただし、必要な量は業務内容によって異なるため、全員に同じ目標を当てはめる必要はありません。
現在の量に加えて、紙で残す必要性や使用頻度を確認し、部署や業務に合った目標を設定しましょう。

③ 削減後の量を基に収納家具を検討する

現在の書類量をそのまま収納する前提で家具を選ぶと、不要な書類まで新しいオフィスへ持ち込むことになりかねません。書類の整理を進め、移転後も残す量を見極めてから収納計画に反映しましょう。
例えば、棚の有効幅が80cmで4段を使用できる場合、横幅で考えた収納量は合計3.2m分になります。ただし、実際に収納できる量は、書類やファイルの寸法、棚の耐荷重、出し入れに必要な余裕によって変わります。
今後増える書類の見込みも確認し、詰め込みすぎず、使いやすさを保てる収納量を検討することが大切です。

書類を減らすことで得られるメリット

書類量を見直すことは、収納家具を減らすだけでなく、オフィスの使い方や日々の業務を改善するきっかけにもなります。何のために書類を減らすのかを社内で共有し、取り組みを進めましょう。

① 執務スペースや共有スペースを確保しやすくなる

保管する書類を減らし、必要なキャビネットの台数を見直すことで、収納に使っていた場所をほかの用途に活用できる場合があります。
例えば、デスク周辺の通路を広げたり、少人数の打ち合わせスペースや休憩スペースを設けたりする方法があります。
収納を減らした後の使い方まで考えることで、書類整理を働きやすいオフィスづくりにつなげられます。

② 移転や収納家具にかかる費用を見直せる

移転前に不要な書類を整理すれば、運搬や荷造りの対象を減らせます。また、必要な収納量が少なくなれば、新たに購入するキャビネットの台数を抑えられる可能性もあります。
移転先を選ぶ段階で収納スペースを見直すことは、必要なオフィス面積を検討する際にも役立ちます。
ただし、書類の廃棄や電子化、家具の処分にも費用がかかるため、削減による効果と作業に必要な費用を併せて確認しましょう。

③ 必要な書類を探しやすくなる

不要な書類や重複した資料が多いと、必要な情報を探すために時間がかかります。書類を整理し、保管場所や分類方法をそろえることで、目的の資料を取り出しやすくなります。
また、担当者だけが保管場所を把握している状態を見直せば、不在時の確認や引き継ぎも進めやすくなります。
量を減らすことに加えて、誰が見ても分かるラベルや収納ルールを整えることが大切です。

オフィス移転に向けた書類削減の進め方

書類整理を個人任せにすると、判断基準がそろわず、思うように削減が進まない場合があります。移転やリニューアルのスケジュールに合わせて、分類方法や担当者、作業期限を決めて進めましょう。

① 保存の必要性を確認して書類を分類する

まずは、書類を「継続して使うもの」「保存が必要だが普段は使わないもの」「廃棄できるもの」などに分類します。古いカタログや重複した会議資料などから確認すると、整理を進めやすくなります。
ただし、使用頻度が低いという理由だけで廃棄を決めることは避けましょう。保存期間や契約上の条件、社内規程などを担当部署に確認し、残すべき書類を判断する必要があります。
個人情報や機密情報を含む書類は、社内の管理ルールに従い、シュレッダーや機密文書の処理サービスなどを利用して適切に処分しましょう。

② 共通の資料を共有化する

同じカタログやマニュアルを複数人が個別に保管している場合は、共用の書類としてまとめる方法があります。必要な部数を確認し、保管場所を一本化することで、重複した収納を減らせます。
共有化する際は、分類やラベルの付け方に加えて、使用後に戻す場所、更新する担当者なども決めておきましょう。
古い版と新しい版が混在しないよう、資料を入れ替えるタイミングもルール化しておくと管理しやすくなります。

③ 電子化する書類と紙で残す書類を整理する

紙で保管する必要がない資料は、電子データで共有することで収納スペースを減らせます。すでに電子データがある資料については、紙の保管を続ける必要があるか見直してみましょう。
スキャンして保存する場合は、ファイル名や保存先、閲覧権限などを決め、必要な資料を検索しやすい状態にすることが大切です。
なお、電子化すればすべての原本を廃棄できるわけではありません。対象となる書類の保存要件などを確認したうえで、紙で残すものと電子化するものを分けて進めましょう。

④ 紙を増やさない業務の仕組みをつくる

移転前に書類を減らしても、従来と同じ使い方を続けると、収納は再び不足してしまいます。会議資料を画面で共有したり、社内申請を電子化したりするなど、紙を増やさない方法も検討しましょう。
デジタルツールを導入する際は、利用する社員が無理なく使えるか、既存の業務に合っているかを確認することが大切です。
また、定期的に書類を見直す日を設け、保存期間や保管量を確認することで、整理された状態を維持しやすくなります。

削減後の書類量に合わせてオフィス収納を見直しましょう

書類の整理が進んだら、削減後のファイルメーターを基に、キャビネットの台数や配置を見直しましょう。収納量だけでなく、使う場所や取り出す頻度を考慮することで、業務に合った収納計画を立てやすくなります。

① 使用頻度と動線に合わせて収納を配置する

日常的に使う書類は担当部署の近くに、複数の部署で使う資料は共用エリアにまとめるなど、利用する人と頻度に合わせて配置しましょう。普段は使わない保存書類は、執務スペースから離れた場所で管理する方法もあります。
キャビネットの扉や引き出しを開けた際に、通行を妨げないことも確認が必要です。
書類を取り出しやすい位置に収納しながら、社員が移動しやすい通路を確保することが大切です。

② 見通しや将来の変化も考慮する

収納家具の高さや置き方によって、オフィスの見通しや印象は変わります。背の高いキャビネットを壁際にまとめたり、中央には背の低い収納を取り入れたりすることで、圧迫感を抑えやすくなります。
ただし、見た目だけを優先して収納を減らしすぎると、書類がデスク上にあふれる原因になります。今後の人員や業務内容の変化も踏まえ、必要な余裕を確保しましょう。
収納家具の固定や連結など、設置状況に応じた転倒防止対策も併せて検討することが大切です。

まとめ

ファイルメーターは、書類の厚みをメートル単位で表し、オフィス内の書類量を把握するために使う指標です。移転やリニューアルの前に測定しておくと、書類削減の目標や必要な収納量を検討しやすくなります。
不要な書類の整理、共用資料の集約、電子化などを進めたうえで、残す書類の量と使い方に合った収納を計画しましょう。
書類を減らすことだけを目的にせず、探しやすさや管理のしやすさも整えることで、限られたオフィス空間を有効活用できます。

徳島オフィスづくり.comについて

徳島オフィスづくり.comは、徳島県徳島市で1890年に創業し、60年以上オフィスづくりのお手伝いをしています。オフィス内装工事やオフィスレイアウト設計、オフィス移転、パーテーション工事、OAフロア工事など、幅広いオフィスづくりに一括対応しています。
今回ご紹介したファイルメーターを活用した収納計画についても、お客様のお悩みやオフィスの状況を確認しながら、必要な収納量に合わせた家具の選定や配置、レイアウトの見直しなどをご提案いたします。
「書類やキャビネットを整理してオフィスを広く使いたい」「移転先に必要な収納スペースを見直したい」など、オフィス環境に関するお悩みがございましたらお気軽にご相談ください。

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